Hvem skal svare på medarbeiderundersøkelsen?
Disse skal svare på undersøkelsen:
- Alle fast ansatte, uavhengig av stillingsprosent.
- Alle vikarer med fast månedslønn, uavhengig av stillingsprosent.
- De som er sykemeldte eller i permisjon.
- Lærlinger
- Tilkallingsvikarer som jobber regelmessig kan få tilsendt undersøkelsen etter konkret vurdering fra leder. En rettesnor er at de må ha en viss innsikt i virksomheten og forholdene rundt. Tilkallingsvikarer legges inn dersom leder ber om dette (send henvendelse til HR-rådgiver)
Disse skal IKKE svare på undersøkelsen i 2023:
- Tilkallingsvikarer som bare er inne "av og til"
- Oppdragstakere som f.eks. støttekontakter og personer med omsorgslønn
- Avlastere
- Pensjonister
Undersøkelsen sendes primært via e-post som benyttes på jobb (@nord-aurdal.kommune.no). Enkelte grupper og ansatte i permisjon/full sykmelding o.l. kan få tilsendt undersøkelsen på privat e-post så lenge HR-avdelingen har fått beskjed om dette. Har du medarbeidere som er i permisjon eller er langtidssyke, si ifra om dette per e-post før 15. november!
Får du tilbakemelding fra medarbeidere om at de IKKE har mottatt undersøkelsen kan du be de sjekke mappe for "søppelpost". Finner de fortsatt ikke at de har mottatt undersøkelsen, send over kontaktinformasjon til HR-rådgiver Turid Reite, så sendes undersøkelse ut på nytt til medarbeideren.
Husk at nye respondenter kan legges til så lenge undersøkelsen er åpen.
Dersom du mistenker at respondentgrunnlaget er for høyt kan du kontakte HR v/Turid for å få oversendt lister over medarbeidere som er lagt inn i undersøkelsen. Dette kan også gjøres i etterkant av at undersøkelsen er lukket.
Hva er det viktig at jeg som leder husker på i forkant av undersøkelsen?
- Involver lokalt tillitsvalgte og lokalt verneombud - snakk sammen om hvordan dere tenker at prosessen og arbeidet i etterkant av undersøkelsen kan organiseres hos dere. Lag en fremdriftsplan og sett av tid allerede nå til arbeidet i etterkant. Vær kreative og finn gode løsninger for oppfølgingsarbeidet som passer egen arbeidsplass.
- Snakk med medarbeiderne dine og informer om undersøkelsen og når den kommer, samt at avklar behov for bistand/tilrettelegging for å få besvart undersøkelsen.
- Gi kort informasjon om den videre prosessen i egen avdeling, slik at medarbeiderne er informert om hva som skal skje videre, at medarbeiderne forstår og opplever at de er involvert i prosessen, samt at de er viktige bidragsytere i utviklingsarbeidet som skal skje vårhalvåret 2024.
Hvordan kan jeg legge til rette for medarbeidere som trenger bistand?
Medarbeidere som av ulike årsaker trenger bistand til å besvare undersøkelsen skal fortrinnsvis få dette fra lokale plasstillitsvalgte eller verneombud. Disse har taushetsplikt. Da ledelse er en av faktorene som måles er det viktig at ikke du som leder går inn og bistår medarbeidere som skal svare på undersøkelsen. Det sendes ut informasjon til hovedtillitsvalgte og hovedverneombud om dette, i tillegg er det fint om du som leder informerer dine plasstillitsvalgte og lokalt verneombud!
Mine medarbeidere har ikke tilgang til PC i det daglige - hva gjør jeg da?
Det er mulig for medarbeidere som ønsker å svare på undersøkelsen hjemmefra, via egen PC/Ipad eller lignende å logge seg på den kommunale e-posten ved å benytte følgende alternativer:
Hva skjer når undersøkelsen er gjennomført?
Rapportene blir tilgjengelige for ledere fra kl. 12:00 den 18. desember 2023.
Resultatene på kommunenivå skal presenteres over nyttår.
Dersom du som leder ønsker å gå igjennom resultatene for egen virksomhet sammen med noen før dere starter oppfølgingsarbeidet kan du ta kontakt med din HR-rådgiver for bistand.
Det gjennomføres analysesamlinger for ledere sammen med KS Konsulent Ingelin Burkeland 25. januar 2024. Mer informasjon og innkalling kommer.
Hvordan finner jeg rapportene på min enhet?
Logg på her!
Husker du ikke brukernavn og passord kan du bestille nytt ved å trykke på "glemt passord" på samme side. Når du har logget deg på velger du "Undersøkelser" og årstall "2023" på øverste linje dersom du ikke kommer rett inn i denne. Her kan du gå inn og hente ut rapporter etter at undersøkelsen er ferdig under knappen "Rapporter" (se PDF for skjermbilde/veiledning) (PDF, 504 kB)
Du som leder vil også ha tilgang til kommentarrapporten på egen enhet. Denne rapporten er det IKKE meningen at skal gås igjennom i personalgruppa av hensyn til medarbeidernes anonymitet, men man kan gjerne trekke ut overordnede linjer og synspunkter som kommer frem som er relevante for arbeidet i gruppa.
Trenger du bistand til å hente ut rapporter, eller ønsker å gå igjennom resultatene med HR-avdelingen?
Ta kontakt med din HR-rådgiver for å avtale tid.
Når får jeg tilgang til rapportene?
Rapportene vil være tilgjengelig for alle ledere med rollen "rapportbruker for medarbeiderundersøkelsen" fra kl. 12:00 den 18. desember 2023.
Alle ledere har fått tilgang til å se rapporter fra sitt nivå og nedover. Ledere som ikke har hatt tilganger i bedrekommune.no tidligere har fått tilsendt nytt brukernavn og passord via e-post. Ledere som har hatt tilgang til tidligere medarbeiderundersøkelser m.m. har fått oppdatert rollene sine, og må evt. be om nytt passord for å få logget på dersom de ikke husker det gamle passordet.
Rapportene gir resultater for hver av de ti faktorene, ikke for den enkelte måleindikatoren (de 36 underliggende spørsmålene). Måleindikatorene er kun et utvalg viktige «symptomer» og reflekterer ikke årsaker eller verktøy man bør fokusere på. Derimot er det faktoren som helhet og hva den reflekterer som er viktig, ikke de underliggende spørsmålene. Resultatene fra de ti faktorene presenteres i tabellformat og svarfordelingskurve.
Mer informasjon 10-FAKTOR kan du finne her.
Hvordan kan vi planlegge oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen?
Dere står fritt til å planlegge egen prosess, men med bakgrunn i anbefalinger fra KS er dette et forslag til hvordan dere kan gjennomføre foreberedelser og oppfølgingsarbeidet:
1. Gjennomfør møte i avdelingens si arbeidsmiljøgruppe i etterkant av undersøkelsen. I møtet kan arbeidsmiljøgruppa (leder, tillitsvalgte og verneombud) gjennomgå resultatene og lage en plan for oppfølging i avdelingen/virksomheten. Fordel gjerne oppgaver og ansvar til lokal plasstillitsvalgt og lokalt verneombud slik at dere sammen driver prosessen i medarbeidergruppen. Avdelingens rapport finner du her. (krever innlogging)
2. Gjennomfør avdelingsmøte del 1 (1,5 – 2 timer):
Her finner du en PowerPoint-presentasjon du kan bruke. (PPTX, 2 MB)
NB! Det er viktig at du laster ned presentasjonen om du ønsker å redigere denne.
3. Gjennomfør avdelingsmøte del 2 (1,5 – 2 timer) -
Her finner du en PowerPoint-presentasjon du kan bruke. (PPTX, 3 MB)
NB! Det er viktig at du laster ned presentasjonen om du ønsker å redigere denne.
4. Registrer at oppfølging er gjennomført innen 1. juli 2024
Her finner du lenke til registrering i Forms
For å få en oversikt over hvordan prosessen går og for å kunne utveksle erfaringer på tvers i organisasjonen ønsker vi at ledere bekrefter at oppfølgingen er gjennomført, samt at du forteller kort om hvordan avdelingen skal jobbe med tiltakene sine framover.
Frist for registrering av foreløpig gjennomført aktivitet er 1. juli 2024 (skriv inn resultat av prosessen så langt og hva dere har tenkt å jobbe videre med).
5. Oppfølging fram til 2025: Kommunedirektørens ledergruppe og AMU vil følga opp hvordan arbeidet med tiltak går og 10-faktor vil være et tema på ledersamlinger og i virksomhetsrapportering m.v. fram til neste undersøkelse i 2023.
Hvem kan bistå meg dersom jeg lurer på noe?
Ta kontakt med leder HR, Service og kommunikasjon Guro J. Solberg eller HR-rådgiver Turid Reite dersom du har spørsmål eller lurer på noe.
Har du innspill til informasjon du savner, og som bør ligge ute på denne siden? Meld via e-post til HR-rådgiver Turid Reite.